業務標準化は、さまざまな業務を進める際の手順を明確にし、マニュアルや作業手順書などを作成することで、作業の効率化や品質の安定化を図ることです。また、ツールの活用や作業手順の簡略化によって、特定の人しかできない属人化した業務を従業員であれば誰でもできる業務に変えることも業務標準化の一環と言えます。
業務標準化が求められる理由は、現在、製造業において、ベテラン技術者の定年退職に伴う技術喪失や新たな人材の採用難による人手不足などの課題が生じています。技術喪失は企業の競争力を低下させ、新たな技術開発に資金を投じる余裕を奪います。また、人手不足によって一人当たりの業務負荷が増加し、生産性の低下や従業員のモチベーション低下、離職率の上昇などの悪影響が懸念されます。業務標準化は、属人化の解消と業務効率化を実現し、これらの課題を解決する一助となります。
業務標準化の進め方には以下のステップがあります。
業務の棚卸: 標準化すべき業務を選定し、内容と手順を明確にします。
業務フローの標準化とタスクの標準化に分けて進める: 業務フローの標準化: 全体の流れを最適化して把握しやすくし、他の従業員にスムーズに引き継げるようにします。
タスクの標準化: 個別の業務（タスク）を誰が担当しても作業内容や成果に差が生まれないようにマニュアル化・作業手順書化します。
マニュアルの運用と改善: 定期的にマニュアルを見直し、効率的な業務標準化を維持します。
業務標準化は、企業の効率化や品質向上に寄与する重要な取り組みです。
